نظام المخاطبات الرسمية
مفهوم نظام المخاطبات الرسمية:
هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الوسائل الالكترونية وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري وتبادل المراسلات الكترونيا بينها وتخزينها وتتبعها واسترجاعها وضمان سريتها بأسرع وقت وبأقل التكاليف.
اهداف نظام المخاطبات الرسمية:
- تطوير جذري في نظم وآليات المخاطبات حيث يعمل افراد من عدة اماكن في مشروع واحد ومن مواقع متباعدة ولكنهم على اتصال دائم ومستمر
- تخفيض التكاليف لطالبي الخدمة وللجهة المنفذة عن طريق توقير الوقت والجهد والاستغناء عن وجود مباني ضخمة لاستقبال الموظفين وخزانات حفظ المعاملات، وتقليص الحاجة لوجود أعداد كبيرة من الموظفين.
- توفير الوقت والكلفة الناتجة عن تبادل المراسلات ورقياً وبالطرق التقليدية إضافة الى امكانية تداول المخاطبات الرسمية الكترونيا بسهولة وسرعة وبشكل لحظي مما يساهم في تسريع وتبسيط الإجراءات (الإدارية ) وامكانية الوصول اليها في اي وقت ومن اي مكان.
- يساعد النظام في تخفيف الضغط على أصحاب القرار الأداري ، لكي يقوم الموظف المختص بتنفيذها دون الرجوع الي المدير في كل إجراء يقوم به.
- إلغاء عامل العلاقة المباشرة بين طرفي المعاملة أو التخفيف منه إلى أقصى حد ممكن مما يؤدي إلى الحد من تأثير العلاقات الشخصية و النفوذ في إنهاء المعاملات المتعلقة بأحد الموظفين.
- يوفر النظام منصة إلكترونية مركزية آمنة لحفظ المراسلات والكتب الرسمية والمعاملات.
فوائد نظام المخاطبات الرسمية:
- زيادة كفاءة عمل الإدارة وتقليل كلفة الإجراءات الإدارية.
- إنجاز معاملات العملاء في وقتٍ واحد دون تعطيلهم أو الانتظار طويلاً.
- إلغاء عامل المكان، حيث يكون إرسال الأوامر والتعليمات والتخاطب من خلال الشبكة الإلكترونية.
- سرعة اتخاذ القرارات بسهولة لتوفر المعلومات الدقيقة والمباشرة، وتقليص معوقات اتخاذ القرار.
- سرية المعلومات والوثائق وتقليل مخاطر فقدانها.
- التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة، فإنجاز الأعمال الصحيحة تكون في الأوقات الصحيحة.
- رفع كفاءة العاملين في الإدارة وجعلهم يواكبون التطورات التكنولوجية.
المميزات الفنية للنظام: -
- وجود قاعدة بيانات مركزية واحدة تتم عليها وظائف النظام كافة.
- إمكانية حفظ نسخة احتياطية لقاعدة البيانات المركزية وأرشفة كافة مرفقات مذكرات وكتب النظام.
- إدارة صلاحيات المستخدمين وجعل كل مستخدم يقوم بعمل وظائف معينة وفق سقف صلاحيات محدد.
- السهولة والسرعة والدقة في استخدام النظام إضافة الى مستوى الأمان العالي الذي يوفره النظام بالاعتماد على تقنيات امن معلومات عالي المستوى.
- ضمان تدفق المعلومات بدقة وكفاية وتوقيت ملائم وجاهزية مستمرة.
- إمكانية إضافة اقسام وشعب جديدة والغائها حسب التغييرات التي تحصل في هيكلية المؤسسة.
- امكانية اضافة المرفقات للكتب وبصيغ مختلفة في جميع واجهات النظام .
- سهولة معرفة الاجراءات المتخذة على الكتاب ومتابعته .
- وجود محرر نصي يدعم معظم خواص التنسيق الموجودة في برنامج (Word) ويدعم اكثر من اللغة.
- خدمة الاشعارات حيث تعمل على اشعارك عندما يكون لديك كتاب وارد جديد او هامش على كتابك الصادر.
برمجة وتصميم: شعبة الأنظمة والإدارة الإلكترونية في قسم تكنولوجيا المعلومات.
